Adresse, Name, Bankverbindung, Krankenkasse, Krankmeldung und sonstige Anliegen kommen als Vorgang ins Portal. Vollständig, mit Beleg, direkt zur Prüfung. Nach Ihrer Freigabe liegt das Dokument in der Entgeltakte.
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Adressänderung, Bankdaten, Krankmeldung, Krankenkasse, Namensänderung. Diese Anliegen kommen jede Woche, in jedem Unternehmen. Bisher per Mail, per Zettel oder über ein Formular, das jemand ausdruckt und wieder einscannt. HR tippt ab, fragt nach, heftet ab. Drei Arbeitsschritte, von denen keiner eine Entscheidung ist.Im Portal kommt der Vorgang strukturiert an: mit den passenden Feldern, dem passenden Beleg, direkt zur Freigabe. HR prüft, gibt frei oder fragt zurück. Der Rest passiert automatisch. Das Dokument landet in der Entgeltakte, mit Kategorie und Datum.
Die wichtigsten Vorgänge sind angelegt, samt Feldern und Belegtypen. Sie entscheiden, wer freigibt, und damit ist die Einrichtung erledigt.
Fehlt ein Beleg, fragt HR direkt im Vorgang nach. Kein Mailverlauf, den später niemand mehr zuordnen kann.
Nach der Freigabe liegt das Dokument in der digitalen Akte. Mit Kategorie, Datum und sprechendem Dateinamen.
Wir bilden die Vorgänge ab, die in jedem Unternehmen vorkommen, und lassen die Sonderfälle über die sonstige Meldung laufen. Damit gibt es nichts zu modellieren und nichts zu pflegen. Wer eine HR-Suite mit frei baubaren Workflows sucht, ist bei uns falsch, und das ist Absicht.
Neue Anschrift mit Gültigkeitsdatum. Der Klassiker nach jedem Umzug.
Neue IBAN, neue Bank. Kein Formular per Post, kein Anruf in der Personalabteilung.
AU-Bescheinigung hochladen, Zeitraum angeben. Kein WhatsApp, kein Anruf.
Neue Krankenkasse, neuer Beitragssatz. Direkt im Portal, automatisch dokumentiert.
Neuer Name mit Nachweis und Gültigkeitsdatum. Direkt an HR übermittelt und sauber dokumentiert.
Mitarbeitende beschreiben ihr Anliegen, laden Dokumente hoch. HR entscheidet. Alles dokumentiert, alles nachvollziehbar.
Reisepass, Führerschein oder Nachweis schnell hochladen und direkt in der Personalakte speichern.
Was Mitarbeitende einreichen, was HR damit macht und wo es danach liegt.
Mitarbeitende wählen den Vorgangstyp, füllen das Formular aus und laden Dokumente hoch. Direkt im Browser, ohne App.
HR oder der direkte Vorgesetzte sieht den Vorgang, prüft die Unterlagen und gibt frei – oder kommentiert, wenn etwas fehlt.
Nach der Freigabe landen alle Dokumente automatisch in der digitalen Akte der Mitarbeitenden. Kein manuelles Nacharbeiten.
Mitarbeitende wählen den Vorgangstyp, füllen das Formular aus und laden Belege direkt hoch – alles im Browser, ohne App. HR sieht den Vorgang sofort im Posteingang.
Formular direkt im Portal ausfüllen
Belege hochladen – Foto, PDF oder Scan
Ohne App, ohne Schulung, ohne Papier
Alle neuen Vorgänge zentral im Überblick
Kein E-Mail-Postfach, kein Papierstapel
Sofort sehen, was offen ist
HR oder der direkte Vorgesetzte sieht den Vorgang, prüft die Unterlagen und gibt frei oder kommentiert, wenn etwas fehlt. Alles im Portal, nichts per E-Mail.
Alle Informationen und Belege im Vorgang
Kommentieren und nachfragen – direkt im Portal
Mit einem Klick freigeben oder ablehnen
Automatische Benachrichtigung bei neuen Anträgen
Sobald HR einen Vorgang freigibt, ist er erledigt. Die Dokumente landen automatisch in der digitalen Akte des Mitarbeiters. Kein manuelles Nacharbeiten, kein Vergessen. Kein Suchen in E-Mail-Threads, kein Nachfragen per Telefon. Alle Informationen an einem Ort – für HR und für den Mitarbeitenden.
Dokumente automatisch in der Akte abgelegt
Kein manuelles Nacharbeiten
Vollständiger Verlauf nachvollziehbar
Und das Beste daran: Es ist in einem Tag startklar!
Ab 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch vorliegen. Viele Dokumente kommen aus Ihrem Lohnsystem. Aber Bescheinigungen wie Krankenkassenmitgliedschaft, Versicherungspflicht oder Immatrikulation liegen bei den Beschäftigten.
Mit Self-Services kommen diese Nachweise digital ins Portal. HR gibt frei – und das Dokument landet direkt an der richtigen Stelle in der Entgeltakte. Das spart Zeit und erfüllt eine Pflicht, die ohnehin kommt.
Digital statt Papier am Empfang. Der Nachweis kommt als Datei, nicht als Kopie, die jemand scannen muss.
Nach der Freigabe in der Akte. Richtige Kategorie, sprechender Dateiname, revisionssicher abgelegt.
Für die Prüfung als Paket abrufbar. Dokumente auswählen, herunterladen, der Prüfung übergeben.
Ab 0,99 € / User
+320.000 aktive User
Rechenzentrum in Deutschland
Employee Self Service (ESS) bedeutet, dass Mitarbeitende bestimmte Personalangelegenheiten selbständig und digital erledigen können, direkt über ein zentrales Mitarbeiterportal.
Innerhalb von ePERSONAL können Mitarbeitende beispielsweise ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung oder Krankenkasse selbst aktualisieren und entsprechende Änderungen digital an die Personalabteilung übermitteln. Darüber hinaus können sie entgeltrelevante Dokumente direkt über den Self-Service „Dokument übermitteln“ eigenständig einreichen.
Dabei behalten sie jederzeit den Überblick: Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Referenz bzw. Vorgangs-ID und der aktuelle Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar. So wissen Mitarbeitende, was mit ihrer Anfrage passiert, ohne bei HR nachfragen zu müssen.
Ein Employee Self Service verlagert wiederkehrende administrative Aufgaben dorthin, wo die benötigten Informationen entstehen: zu den Mitarbeitenden. Statt Änderungen per E-Mail, Formular oder Papier an die Personalabteilung zu übermitteln, können Mitarbeitende ihre Daten direkt digital aktualisieren.
Das bietet Unternehmen mehrere
Vorteile:
Weniger Verwaltungsaufwand: Mitarbeitende erfassen Änderungen wie Name, Adresse, Bankverbindung oder Krankenkasse selbst.
Weniger Rückfragen: Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar.
Transparente Vorgänge: Jede Anfrage erhält eine eindeutige Vorgangs-ID bzw. Referenz.
Strukturierte Bearbeitung: Informationen und Änderungen kommen digital und nachvollziehbar bei HR an.
Weniger Medienbrüche: Manuelle Übertragungen aus E-Mails oder Papierformularen werden reduziert.
Mehr Eigenverantwortung: Mitarbeitende können ihre persönlichen Daten selbst aktuell halten.
Mit ePERSONAL werden solche wiederkehrenden Personalprozesse digital gebündelt und für Mitarbeitende und HR transparenter gestaltet.
Ein Mitarbeiterportal schafft einen zentralen digitalen Zugang zu wiederkehrenden Personalprozessen. Mitarbeitende können Änderungen an ihren persönlichen Daten selbstständig erfassen und direkt an die zuständige Personalabteilung übermitteln.
ePERSONAL sorgt dabei für einen transparenten Prozess: Von der Erfassung über die Bearbeitung bis zum Abschluss bleibt der Vorgang nachvollziehbar. Eine eindeutige Vorgangs-ID bzw. Referenz ermöglicht die schnelle Zuordnung, während Mitarbeitende den aktuellen Status ihrer Anfrage jederzeit einsehen können.
So werden Informationen strukturiert erfasst, Rückfragen reduziert und die Personalabteilung bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlastet.
Wenn Sie eine Demo anfragen, meldet sich Oliver Zoll bei Ihnen. Nicht ein Vertriebsteam, nicht ein Ticketsystem. In 30 Minuten sehen Sie das Portal live und stellen die Fragen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Ihr Ansprechpartner
Oliver Zoll
Antwort innerhalb von 24 Werktagsstunden · 30 Minuten · Unverbindlich
Das HR-Portal für alle, die keine HCM-Suite brauchen.
