Das HR-Portal für alle, die keine HCM-Suite brauchen.

Das HR-Portal von ePERSONAL eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Dank seines skalierbaren Aufbaus lässt sich die Lösung flexibel an unterschiedliche Unternehmensstrukturen und Anforderungen anpassen.

Ganz gleich, ob Sie ein wachsendes Start-up, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Konzern mit vielen Mitarbeitenden führen, ePERSONAL unterstützt Sie dabei, Ihre HR-Prozesse effizient und digital abzubilden. Die Plattform wächst mit Ihrem Unternehmen und kann jederzeit an veränderte Anforderungen angepasst werden.

Unsere Lösung konzentriert sich auf die Digitalisierung zentraler HR-Prozesse und ist bewusst kein umfassendes HR-System mit Modulen wie Recruiting oder Zeiterfassung.
Enthalten sind unter anderem:

Digitale Gehaltsabrechnung (ePAYSLIP): Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende.

Digitale Entgelt- und Personalakte: Zentrale, digitale Ablage und Verwaltung von Personaldokumenten.

Digitale Self-Services: Mitarbeitende können beispielsweise Adressänderungen, Namensänderungen (z. B. nach Heirat), Krankmeldungen oder weitere Personalvorgänge selbst einreichen.

Digitale Mitarbeiterinformationen: Sichere Kommunikation und Bereitstellung wichtiger Mitteilungen.

Die Lösung basiert auf einem webbasierten Portal mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen:

Mitarbeitende greifen ausschließlich auf ihre eigenen Dokumente und Daten zu.

Führungskräfte erhalten Zugriff auf die Daten und Dokumente ihrer Mitarbeitenden und können Freigaben oder Genehmigungen durchführen.

HR-Fachadmins verwalten im Rahmen ihrer Zuständigkeit Mitarbeiterdaten, Dokumente und Personalvorgänge sowie deren Anlage, Pflege und Aktualisierung.

So erhalten Unternehmen eine schlanke, digitale Plattform für Dokumentenmanagement, Self-Services und die digitale Kommunikation im Personalbereich – ohne die Komplexität einer klassischen HR-Komplettsuite.

Das System ist innerhalb von zwei Tagen eingerichtet. Es bedarf keinen Berater, kein Customizing und keinen IT-Aufwand, denn die Registerstruktur ist vorkonfiguriert. Sie müssen sich einfach nur einloggen und können direkt loslegen. Dabei entscheiden Sie selbst, ob und welche Dokumente rückwirkend bis zum Jahr 2022 abgelegt werden sollen. Auf Wunsch können wir Sie hier gerne unterstützen.

Ja. Das Portal ist für die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten optimiert und kann sowohl am PC als auch auf Smartphones und Tablets verwendet werden.
So haben Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Fachadmins jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf die für sie freigegebenen Funktionen und Informationen – ideal auch für Beschäftigte ohne festen PC-Arbeitsplatz, beispielsweise in der Produktion, im Außendienst oder im Schichtbetrieb.

Die Einführung von ePERSONAL erfolgt unkompliziert und erfordert kein umfangreiches Implementierungsprojekt wie bei klassischen HR-Systemen.

Im Rahmen des Onboardings übermitteln Sie die benötigten Informationen, Benutzerlisten und falls erforderlich Beispieldokumente für die Einrichtung. Auf dieser Basis konfigurieren wir Ihr Portal mit einer bewährten und vorkonfigurierten Registerstruktur.

Die technische Einrichtung kann in der Regel innerhalb von zwei Werktagen erfolgen. Die tatsächliche Dauer hängt vor allem davon ab, wie schnell die erforderlichen Informationen und Unterlagen bereitgestellt werden. Nach der Einrichtung erhalten die zuständigen HR-Fachadmins eine persönliche Einweisung in das System.

Ja. Bestehende Daten und Dokumente aus Altsystemen können grundsätzlich nach ePERSONAL übernommen werden. Dafür stehen entsprechende Importprozesse zur Verfügung.
Welche Daten übernommen werden können und wie der Import erfolgt, hängt von der Datenstruktur, dem Datenvolumen und dem Ausgangssystem ab. Dokumente aus bestehenden digitalen Personalakten lassen sich in der Regel problemlos übernehmen. Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir im Onboarding den passenden Migrationsweg für Ihre Daten ab.

ePERSONAL verfügt über eine REST API und lässt sich so in bestehende Systemlandschaften integrieren.
Für die Benutzeranmeldung unterstützt ePERSONAL außerdem Single Sign-on (SSO) über OpenID Connect (OIDC). Dadurch können sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Unternehmenszugängen anmelden, ohne ein separates Passwort für das Portal zu benötigen. Da die Anbindung an Ihr Identitätsmanagement exakt auf Ihre IT-Infrastruktur abgestimmt wird, ist die SSO-Integration kein Bestandteil des Standardpakets, sondern wird als optionale Zusatzleistung individuell eingerichtet.
Im ersten Beratungsgespräch klären wir gerne mit Ihnen, welche Integrationen im konkreten Anwendungsfall sinnvoll sind und wie wir die Einbindung für Sie am einfachsten umsetzen.

Ja. Wir begleiten Sie bei der Einführung von ePERSONAL und unterstützen Sie während des gesamten Onboardings.
Nach der Einrichtung erhält der zuständige HR-Fachadmin eine persönliche Einweisung in das System. Zusätzlich stellen wir Schulungs- und Einführungsmaterialien zur Verfügung, die Sie intern an Ihre Mitarbeitenden weitergeben können.
Ergänzend bieten wir Webinare an, um den Einstieg in die Nutzung von ePERSONAL zu erleichtern und offene Fragen zu beantworten.

ePERSONAL wurde so entwickelt, dass sich Mitarbeitende ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurechtfinden.

Über übersichtliche Einstiegskacheln auf dem Dashboard gelangen Nutzer direkt zu den wichtigsten Funktionen und können gewünschte Vorgänge mit wenigen Klicks starten. Die einzelnen Prozesse sind als Schritt-für-Schritt-Assistenten aufgebaut und werden durch kontextbezogene Hilfetexte unterstützt.

Besonderen Wert legen wir auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit. Das UX-Design wurde unter anderem von der Deutschen Telekom hinsichtlich der User Experience bewertet.

Das Portal ist mehrsprachig verfügbar und unterstützt derzeit folgende Sprachen:

Deutsch
Englisch (UK und US)
Spanisch
Italienisch
Französisch
Portugiesisch
Polnisch (ab Januar 2027)
Türkisch (ab Januar 2027)

Dadurch können auch international aufgestellte Unternehmen ihren Mitarbeitenden eine einheitliche und leicht verständliche Benutzeroberfläche bereitstellen.

Für die Nutzung von ePERSONAL benötigen Mitarbeitende lediglich ein internetfähiges Endgerät (z. B. PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) sowie einen aktuellen Webbrowser.
Für den vollen Funktionsumfang (etwa den Erhalt von Benachrichtigungen oder die Anmeldung) empfiehlt sich außerdem eine persönliche E-Mail-Adresse.

Da ePERSONAL webbasiert ist, ist keine lokale Softwareinstallation auf den Endgeräten erforderlich. Tipp für einen besonders schnellen Zugriff: Um sich das Suchen der Login-Seite zu sparen, können Sie sich den ePERSONAL-Login ganz einfach direkt als Verknüpfung auf Ihren Startbildschirm (Smartphone/Tablet) oder Desktop legen. Diese Verknüpfung lässt sich auch bequem in die Taskleiste bzw. das Dock Ihres Geräts ziehen.  
So lässt sich ePERSONAL jederzeit wie eine eigene App mit nur einem Klick starten.

ePERSONAL wird kontinuierlich weiterentwickelt und regelmäßig aktualisiert. Dabei fließen sowohl neue Funktionen und Optimierungen als auch rechtliche und regulatorische Anforderungen in die Weiterentwicklung ein.
Relevante gesetzliche Änderungen und Compliance-Anforderungen werden fortlaufend geprüft und bei Bedarf in der Lösung umgesetzt. So profitieren Sie von einer zukunftssicheren Plattform, die technisch und rechtlich stets auf dem aktuellen Stand bleibt