Arbeitsvertrag, Zeugnis, Bescheinigung: alle Unterlagen Ihrer Mitarbeitenden in fertigen Registern. Mit klaren Rechten, Self-Service und Hosting in Deutschland. Die Entgeltakte für 2027 ist gleich mit drin.
Im Schrank, im zweiten Ordner von links. Es sei denn, die Kollegin hat die Akte gerade auf dem Tisch. Oder sie liegt am anderen Standort. Oder der Vertrag ist noch als Anhang in einem Postfach. Für eine einzige Unterlage ist schnell eine Viertelstunde weg.
In ePERSONAL hat jede Person eine digitale Akte mit fertigen Registern. Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und Änderungen liegen dort, wo sie hingehören, und sind für alle Berechtigten mit ein paar Klicks erreichbar. Und weil ab 2027 die Entgeltunterlagen ohnehin digital geführt werden müssen, liegt die Entgeltakte gleich mit in derselben Struktur.
Personalakte und Entgeltakte in derselben Registerstruktur. Kein Teil im Portal und der Rest im Schrank.
Alle vier Bereiche sind in jedem Paket enthalten. Ob Sie nur die Entgeltakte führen oder die ganze Personalakte, ändert am Preis nichts.
Starten Sie mit der Pflicht und nehmen Sie weitere Register dazu, wenn es passt. Was rückwirkend digitalisiert wird, legen Sie fest.
Keine Wunderdinge. Nur die Handgriffe, die heute jede Woche Zeit kosten.
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Jedes Dokument liegt im richtigen Register, mit Datum. HR filtert über alle Akten nach Person, Kategorie und Zeitraum. Niemand holt einen Ordner, niemand heftet ab.
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Homeoffice, zweiter Standort, Außendienst: Die Akte ist dort, wo der Browser ist. Alle Berechtigten sehen denselben aktuellen Stand. Keine Akte, die gerade auf einem anderen Schreibtisch liegt.
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Mitarbeitende sehen ihre eigene Akte, Führungskräfte die ihres Teams, HR im Rahmen der Zuständigkeit. Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Speicherung, Rechenzentrum in Deutschland. Ein Papierordner kennt nur einen Schlüssel.
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Ordner, Papier, Toner und Regalmeter fallen weg. Regelmäßige Backups mit getesteter Wiederherstellung schützen vor dem, was Papier nicht übersteht: Wasser, Feuer, verlegte Akten.
Für die Arbeit, für die es Menschen braucht. Und ganz nebenbei weniger Papier.
Alles, was das Arbeitsverhältnis dokumentiert. Von der Bewerbung bis zum Zeugnis. Die Register sind vorkonfiguriert, die der Entgeltakte inklusive.
Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen (im Bereich Gehalt)
Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Werkstudentenbescheinigungen, Befreiungsanträge
Arbeits-, Ausbildungs- und Änderungsverträge
Anschreiben, Lebenslauf, Nachweise aus dem Bewerbungsverfahren
Personalfragebogen und Angaben zum Eintritt
Adressänderung, Änderung der Bankverbindung, Namensänderung
Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Zertifikate aus Weiterbildungen
Versetzungsschreiben und Vereinbarungen
Anträge und Genehmigungen
Die Entgeltakte ist ein Teil der Personalakte: Lohn, Sozialversicherung und Verträge liegen in derselben Akte.
Eine Akte pro Person, zwei Blickwinkel. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Unterlagen, HR alle Akten, für die es zuständig ist.
Arbeitsvertrag, Zeugnis, Bescheinigung: Mitarbeitende finden ihre Unterlagen selbst, nach Kategorie und Datum sortiert. Öffnen, herunterladen, drucken. Ohne Anfrage bei HR.
Eigene Dokumente nach Kategorie und Datum
Vorschau, Download und Druck direkt im Portal
Auf Smartphone, Tablet und Desktop
Im Team-Bereich öffnet HR die Akte einer Person: Stammdaten, Gehaltsübersicht und Dokumente auf einer Seite. Neue Dokumente legt HR direkt dort ab, wo sie hingehören.
Akte pro Person auf einen Blick
Dokumente direkt in der Akte hinzufügen
Gehalt und Dokumente nebeneinander
Wer sucht alle Zeugnisse eines Jahres oder alle Nebentätigkeiten am Standort? HR filtert über alle Akten nach Firma, Person, Kategorie und Zeitraum und öffnet das Dokument direkt in der Vorschau.
Filter nach Firma, Person, Kategorie, Zeitraum
Vorschau ohne Download
Herunterladen und drucken aus der Liste
Führungskräfte sehen die Dokumente ihres Teams. Wer welche Rolle hat, legen Sie fest.
Am Markt ist die digitale Personalakte meist ein eigenes Modul. Mit Auswahlprozess, Einrichtung und einem eigenen Preis pro Mitarbeitendem. Bei ePERSONAL gehört sie zum Bereich Dokumente und steckt damit in jedem Paket. Wer die Entgeltakte führt, kann die Personalakte gleich mitführen.
Kein Modul, kein Aufpreis. Alle vier Bereiche sind im Paket. Mehr Speicher brauchen Sie nur, wenn Ihr Dokumentenbestand wächst.
Dieselbe Akte. Gleiche Register, gleiche Rechte, gleicher Upload wie bei der Entgeltakte. Nichts Neues zu lernen.
In zwei Tagen startklar. Kein Berater, kein Customizing, kein IT-Projekt.
Ab 0,99 € / User
+320.000 aktive User
Rechenzentrum in Deutschland
Bisher ist eine vollständige digitale Personalakte gesetzlich nicht verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch lohnrelevante Unterlagen zwingend digital gespeichert und bei Betriebsprüfungen elektronisch bereitgestellt werden. Die Übergangsregelungen und Befreiungsmöglichkeiten laufen zum angesetzten Fristtag endgültig aus.
Die digitale Personalakte eignet sich für Unternehmen aller Größen und Branchen, vom Start-up oder KMU bis hin zum Großkonzern. Besonders profitabel ist der Einsatz für:
• Wachsende Unternehmen: Sie behalten auch bei steigenden Mitarbeiterzahlen den Überblick.
• Unternehmen mit verteilten Teams: Ideal bei mehreren Standorten, Außendienst oder Homeoffice-Modellen.
• Personalabteilungen mit hohem Administrativ-Aufwand: Zur Automatisierung manueller Routineaufgaben und Suchzeiten.
• Zeitersparnis & Effizienz: Dokumente lassen sich über eine Volltextsuche sekundenschnell finden. Postlauf- und Wegezeiten entfallen.
• Ortsunabhängigkeit: Berechtigte Personen haben jederzeit und von überall sicheren Zugriff.
• Höhere Datensicherheit & DSGVO-Konformität: Feingranulare Rechtekonzepte stellen sicher, dass nur befugte Personen Zugriff erhalten. Automatische Löschfristen verhindern Datenschutzverstöße.
• Kostenreduktion: Keine Ausgaben mehr für Aktenordner, Drucken, Porto und die physische Lagerung/Miete von Archivräumen.
• Selbstverwaltung (Self-Service): Mitarbeiter und Führungskräfte können eigene Daten oder Dokumente (z. B. Gehaltsabrechnungen) selbst einsehen und verwalten.
1. Bedarf & Struktur festlegen: Bestimmen Sie Zugriffsrechte, Kategorien (z. B. Verträge, Zeugnisse) und Workflows.
2. Datenschutz & Betriebsrat einbinden: Den Datenschutzbeauftragten frühzeitig konsultieren und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung schließen.
3. Altakten digitalisieren: Bestehende Papierakten GoBD-konform (revisionssicher) scannen und im System ablegen.
4. Schulung & Rollout: HR-Teams und Beschäftigte im Umgang mit der neuen Software schulen.
5. Prozesse umstellen: Künftige Dokumente von Beginn an rein digital verarbeiten (z. B. mit digitaler Signatur).
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen vom jeweiligen Dokumententyp ab und gelten für digitale Personalakten in exakt gleicher Weise wie für klassische Papierunterlagen.
Steuer- und buchhaltungsrelevante Unterlagen wie Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen und Buchungsbelege müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Beitragsnachweise und allgemeine Entgeltunterlagen zur Sozialversicherung gilt hingegen eine Frist von 6 Jahren beziehungsweise bis zur nächsten Betriebsprüfung. Arbeitsverträge und Ergänzungsvereinbarungen sollten mindestens 3 Jahre über das Ende des Kalenderjahres der Vertragsbeendigung hinaus aufbewahrt werden, um sich gegen eventuelle rechtliche Ansprüche abzusichern.
Die transparenten Festpreise richten sich flexibel nach der Anzahl Ihrer Nutzer sowie dem benötigten Speicherplatz:
• BRONZE: 140,00 € / Monat (bis zu 100 User, 2 GB Speicher)
• SILBER: 190,00 € / Monat (bis zu 150 User, 5 GB Speicher)
• GOLD: 270,00 € / Monat (bis zu 250 User, 10 GB Speicher)
• PLATIN: 0,99 € pro User / Monat (ab 251 Usern, 20 GB Speicher)
Eine detaillierte Übersicht aller Tarifpakete und der jeweiligen Leistungen finden Sie auf unserer Preisseite unter /preise.
Wenn Sie eine Demo anfragen, meldet sich Oliver Zoll bei Ihnen. Nicht ein Vertriebsteam, nicht ein Ticketsystem. In 30 Minuten sehen Sie das Portal live und stellen die Fragen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
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