Digitale Gehaltsabrechnung

Eine digitale Gehaltsabrechnung macht die monatliche Bereitstellung von Entgeltabrechnungen sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende einfacher, schneller und transparenter.
Statt Abrechnungen zu drucken, zu kuvertieren und per Post zu versenden, werden sie sicher digital im persönlichen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt. Mitarbeitende können ihre Abrechnungen jederzeit abrufen und bei Bedarf erneut einsehen oder herunterladen.
Für Unternehmen bedeutet die digitale Gehaltsabrechnung vor allem:
Weniger Aufwand: Druck, Kuvertierung und Postversand entfallen.
Schnellere Bereitstellung: Abrechnungen stehen direkt nach der Abrechnung digital zur Verfügung.
Weniger Papier: Die Verwaltung von Papierdokumenten wird reduziert.
Mehr Transparenz: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Abrechnungen.
Zentrale Ablage: Auch ältere Abrechnungen können digital bereitgestellt und wiedergefunden werden.
Mit ePERSONAL wird die digitale Entgeltabrechnung direkt mit dem persönlichen Mitarbeiterbereich verbunden. So erhalten Mitarbeitende ihre Abrechnungen dort, wo sie auch weitere HR-Services nutzen.

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitenden bei der Zahlung des Arbeitsentgelts grundsätzlich eine Entgeltabrechnung in Textform erteilen. Welche Angaben die Abrechnung enthalten muss, regelt insbesondere § 108 GewO sowie die Entgeltbescheinigungsverordnung. Dazu gehören unter anderem der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen, Zulagen und Abzügen.
Eine Entgeltabrechnung muss dabei nicht zwingend auf Papier erfolgen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 kann der Arbeitgeber die Abrechnung grundsätzlich auch als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstellen.
Für die digitale Bereitstellung ist insbesondere wichtig, dass die Abrechnung in Textform auf einem geeigneten dauerhaften Datenträger bereitgestellt wird und von den Mitarbeitenden für einen angemessenen Zeitraum gespeichert bzw. aufbewahrt und unverändert wiedergegeben werden kann.

Digitale Gehaltsabrechnung muss nicht kompliziert sein, auch kleine Unternehmen können ihre Entgeltabrechnungen ohne eigene IT-Infrastruktur digital bereitstellen.
ePERSONAL lässt sich direkt an bestehende Abrechnungssysteme anbinden, darunter beispielsweise SAP, DATEV, LOGA und Sage. Der Payroll Connector ist bereits im Standard enthalten. Eine zusätzliche Schnittstellengebühr fällt nicht an.
Nach der Abrechnung werden die Entgeltabrechnungen den jeweiligen Mitarbeitenden sicher digital bereitgestellt. Mitarbeitende können ihre Dokumente selbständig abrufen und haben ihre persönlichen HR-Informationen zentral an einem Ort.
Dabei wächst ePERSONAL mit dem Unternehmen: Die Plattform ist bereits ab 10 Mitarbeitenden verfügbar und kann bei steigender Mitarbeiterzahl entsprechend mitwachsen.
So erhalten auch kleinere Unternehmen eine professionelle cloudbasierte HR-Plattform, ohne separate Module, Schnittstellen oder aufwendige Upgrade-Projekte einkaufen zu müssen.

Nein. Eine Entgeltabrechnung muss grundsätzlich nicht per Post auf Papier verschickt werden. § 108 GewO verlangt eine Abrechnung in Textform, nicht ausdrücklich eine Papierabrechnung.
Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 klargestellt, dass Arbeitgeber Entgeltabrechnungen grundsätzlich auch in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstellen können. Eine zusätzliche postalische Übersendung ist daher nicht grundsätzlich erforderlich.
Bei der praktischen Umsetzung sollten jedoch die berechtigten Interessen von Mitarbeitenden berücksichtigt werden, die keinen privaten Zugang zu einem geeigneten Endgerät haben. Das BAG hat hierzu ausdrücklich auf die Möglichkeit eines Zugriffs bzw. Ausdrucks über den Arbeitgeber hingewiesen.

Über das digitale Mitarbeiterpostfach von ePERSONAL können Mitarbeitende ihre persönlichen HR-Dokumente zentral und sicher abrufen.
Dazu gehören insbesondere monatliche Entgeltabrechnungen. Je nach Konfiguration und Funktionsumfang können darüber hinaus weitere personalbezogene Dokumente digital bereitgestellt werden.
Mitarbeitende haben so ihre wichtigen HR-Dokumente an einem zentralen Ort verfügbar und können auf bereits bereitgestellte Unterlagen auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zugreifen.
Welche Dokumente konkret digital bereitgestellt werden, hängt von den im Unternehmen eingesetzten ePERSONAL-Funktionen und den jeweiligen HR-Prozessen ab.

Entgeltabrechnungen enthalten besonders sensible personenbezogene Daten und sollten deshalb nicht ungeschützt per E-Mail oder über unsichere Übertragungswege versendet werden.
Bei ePERSONAL werden die Abrechnungen über einen geschützten persönlichen Mitarbeiterbereich bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt nur für die jeweils berechtigten Personen. Dadurch bleiben die sensiblen Abrechnungsdaten innerhalb der geschützten Umgebung und müssen nicht als ungeschützter Anhang per E-Mail oder als Papierdokument per Post versendet werden.