Wir machen die
Entgeltakte eINFACH.

Ja. Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte sogenannte begleitende Entgeltunterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungs- bzw. Versicherungsfreiheit, zu Entsendungen oder zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse.
Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung von der Pflicht zur elektronischen Führung dieser Unterlagen befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die betroffenen Entgeltunterlagen daher grundsätzlich elektronisch geführt werden.
Damit ist 2027 kein neues „Startdatum“ der elektronischen Entgeltunterlagen, sondern das Ende der bisherigen Übergangs- bzw. Befreiungsregelung. Arbeitgeber, die bislang von der Befreiungsmöglichkeit Gebrauch gemacht haben, müssen ihre Prozesse entsprechend umstellen.

Die Sicherheit Ihrer sensiblen Entgeltdaten hat für uns oberste Priorität. Alle Daten und Dokumente werden ausschließlich im hochmodernen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Damit garantieren wir Ihnen die strikte Einhaltung der europäischen DSGVO. Dank einer TÜV-geprüften Infrastruktur und mehrfach redundanten Systemen profitieren Sie zudem von einer maximalen Ausfallsicherheit und permanenten Verfügbarkeit Ihrer digitalen Akten.

Das System ist innerhalb eines Tages eingerichtet. Es bedarf keinen Berater, kein Customizing und keinen IT-Aufwand, denn die Registerstruktur ist vorkonfiguriert. Sie müssen sich einfach nur einloggen und können direkt loslegen. Dabei entscheiden Sie selbst, ob und welche Dokumente rückwirkend bis zum Jahr 2022 abgelegt werden sollen. Auf Wunsch können wir Sie hier gerne unterstützen.

Ja, absolut. Die digitale Entgeltakte von ePERSONAL wurde speziell entwickelt, um die strengen gesetzlichen Anforderungen der GoBD vollumfänglich zu erfüllen. Das System garantiert eine revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind lückenlos vor nachträglicher Veränderung oder Manipulation geschützt. Zudem unterstützt Sie ePERSONAL zuverlässig bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Egal, ob es sich um die 6-jährige Frist für betriebliche Unterlagen oder die 10-jährige Frist für steuerrelevante Lohnunterlagen handelt. So sind Sie bei jeder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Für die Benennung der Dateinamen macht der Gesetzgeber im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) sehr genaue Vorgaben. Der Dateiname muss so gewählt werden, dass er eine schnelle Zuordnung ermöglicht. Er muss Rückschlüsse auf die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum zulassen.

Die technischen Regeln für den Dateinamen:
Maximal 64 Zeichen lang.
Keine Sonderzeichen, Umlaute (ä, ö, ü), Leerzeichen, Kommata, Punkte oder das scharfe S (ß).

Beispiel für eine korrekte Bezeichnung:
Immatrikulationsbescheinigung-Mustermann_Marcel-Sommersemester_2026.pdf

Der ePERSONAL-Service: Sie müssen diese Formatierung nicht manuell vornehmen. Unsere Dokumente sind im System bereits standardmäßig so vorkonfiguriert, dass sie beim Download automatisch vollständig euBP-konform benannt werden. Sie sparen dadurch Zeit und sind bei jeder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Um bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung anerkannt zu werden, müssen die digitalen Dokumente orts- und systemunabhängig lesbar sein. Der Gesetzgeber lässt hierfür nur bestimmte, standardisierte Dateiformate zu.

Zulässige Dateiformate sind:
PDF (Das gängigste und empfohlene Format)
Bildformate: JPEG (JPG), PNG, BMP und TIFF

Ja, das Gesetz fordert hier einen durchgängig digitalen Prozess. Laut der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sollen Beschäftigte dem Arbeitgeber relevante Dokumente – wie Immatrikulationsbescheinigungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse oder Nachweise zur Elterneigenschaft – idealerweise direkt in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Erhalten Sie als Arbeitgeber dennoch Dokumente in Papierform, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese zu digitalisieren und (je nach Dokumententyp) mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Ein reines Einscannen ohne entsprechendes System reicht für eine prüfsichere Archivierung oft nicht aus.

Mit ePERSONAL schließen Sie die Lücke zwischen Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung. Über ein intuitives Self-Service-Portal können Ihre Beschäftigten Nachweise direkt digital anliefern.
Das System führt das Dokument automatisch dem richtigen Mitarbeiter und dem korrekten Zeitraum zu. Ihr Prozess bleibt von der Einreichung bis zur Betriebsprüfung zu 100 % digital und rechtssicher.