Wir machen die
Entgeltakte eINFACH.
Die digitale Führung von Entgeltunterlagen wird 2027 für alle Unternehmen Pflicht. Mit ePERSONAL erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen in einem Tag. Revisionssicher, DSGVO-konform, fair im Preis.
Digitale Entgeltakte
ab 2027
Was das bedeutet und warum es Sie betrifft.
Seit 2022 gilt: Bestimmte Entgeltunterlagen müssen Arbeitgeber in digitaler Form bereithalten. Wer sich bisher hat befreien lassen, für den endet diese Ausnahme am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Vorschrift für alle Betriebe, ohne Ausnahme. Rechtsgrundlagen sind § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie die GoBD-Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung.
Die Anforderungen sind klar: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert, vollständig und revisionssicher vorliegen sowie jederzeit für Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung abrufbar sein.
Was gehört zur digitalen Entgeltakte?
Die Pflicht betrifft alle Unterlagen, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfungen relevant sind. Das sind drei Kategorien.
Entgelt & Abrechnung
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lohnsteuerdaten und SV-Nachweise
- Urlaubs- und Stundenkonten
- Überstunden und Mehrarbeit
- Zuschläge (Nacht, Sonn- und Feiertag)
Sozialversicherung
- Krankenkassenbescheinigungen
- Nachweise zur Versicherungspflicht
- Werkstudentenbescheinigungen
- Elternschaft und Staatsangehörigkeit
- Befreiungsanträge Rentenversicherung
Verträge & Bescheide
- Arbeits- und Ausbildungsverträge
- Bescheide von RV und Krankenkassen
- Prüfungsunterlagen Betriebsprüfung
- Korrekturen und Nachzahlungen
Klingt nach viel.
Mit ePERSONAL ist es das nicht.
So landen Ihre Dokumente in der Entgeltakte.
Drei Wege, ein Ziel: vollständig, revisionssicher, jederzeit prüfbereit. Sie entscheiden, welcher Weg für welche Unterlagen passt. Alles landet einfach am richtigen Ort.
Lohn- und Gehaltsdokumente
Verdienstabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Meldung oder Lohnkonten. Der Payroll Connector überträgt sie direkt ins Portal. Funktioniert mit SAP, DATEV, Loga und vielen weiteren Systemen.
Alle anderen Unterlagen
Kategorien und Dokumenttypen sind vorkonfiguriert. Sie laden hoch, fertig. Sie profitieren von langjährigen Erfahrungswerten aus Payroll und Dokumentenmanagement.
Dokumente vom Mitarbeiter
Mitarbeitende reichen Unterlagen selbst ein. HR prüft, gibt frei. Das Dokument landet automatisch in der Akte.
Und das Beste daran: Es ist in einem Tag startklar!
Wir finden:
Compliance sollte kein Großprojekt sein!
Am Markt wird die Gesetzänderung oft als Anlass genommen, eine komplette digitale Personalakte einzuführen. Inklusive aufwendigem IT-Projekt, langer Laufzeit und entsprechendem Preis. Das ist nicht unser Ansatz.
Die Entgeltakte. Fertig. Keine Pflicht zur vollständigen Personalakte. Sie erfüllen, was das Gesetz verlangt. Nicht mehr, nicht weniger.
Eingerichtet in einem Tag. Kein Berater, kein Customizing, kein IT-Aufwand. Die Registerstruktur ist vorkonfiguriert. Sie loggen sich ein und legen los.
Sie entscheiden, was rückwirkend digitalisiert wird. Die Pflicht gilt formal ab 2022. Was Sie nachdigitalisieren, liegt bei Ihnen. Auf Wunsch helfen wir Ihnen gerne dabei.
Ab 0,99 € / User
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Rechenzentrum in DeutschlandUnd das gilt auch für den Preis.
Implementierungsprojekte, Beraterhonorare und Lizenzpakete machen HCM-Systeme schnell zum umfänglichen und kostspieligen Projekt. Wir machen das anders. Klarer Umfang, fairer Preis, direkter Start.
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Eingerichtet in einem Tag, ohne IT-Aufwand.
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ePERSONALGOLD
ePERSONALSeit 2010 verwalten wir Gehaltsdaten von über 320.000 Menschen.
Sicherheit ist bei uns kein Feature. Es ist die Grundlage.
In der digitalen Welt sind Zertifikate der Schlüssel zu Vertrauen und Sicherheit. ePERSONAL setzt auf geprüfte Standards und Zertifizierungen, damit Ihre digitalen Entgeltabrechnungen jederzeit sicher, rechtskonform und geschützt bleiben.
TÜV Rechenzentrum
Zertifiziertes Rechenzentrum nach TÜV-Standard
TÜV Managementsystem
ISO/IEC 27001 zertifiziert – geprüfte Informationssicherheit seit 2015
Allianz für Cyber-Sicherheit
Mitglied der Allianz für Cybersicherheit (BSI)
TÜV SüD ISO 9001
Qualität durch strukturierte und verlässliche Prozesse
DSGVO-konform
Datenschutz nach den strengen Vorgaben der DSGVO
Barrierefreiheit
Geprüfte Barrierefreiheit nach EN 301549
Häufige Fragen zur digitalen Entgeltakte.
Ist es Pflicht, digitale Personalunterlagen zu führen?
Bisher ist eine vollständige digitale Personalakte gesetzlich nicht verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch lohnrelevante Unterlagen zwingend digital gespeichert und bei Betriebsprüfungen elektronisch bereitgestellt werden. Die Übergangsregelungen und Befreiungsmöglichkeiten laufen zum angesetzten Fristtag endgültig aus.
Wo werden die Daten der digitalen Lohnakte gespeichert?
Die Sicherheit Ihrer sensiblen Entgeltdaten hat für uns oberste Priorität. Alle Daten und Dokumente werden ausschließlich im hochmodernen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Damit garantieren wir Ihnen die strikte Einhaltung der europäischen DSGVO. Dank einer TÜV-geprüften Infrastruktur und mehrfach redundanten Systemen profitieren Sie zudem von einer maximalen Ausfallsicherheit und permanenten Verfügbarkeit Ihrer digitalen Akten.
Wie lange dauert die Implementierung der digitalen Entgeltakte?
Das System ist innerhalb eines Tages eingerichtet. Es bedarf keinen Berater, kein Customizing und keinen IT-Aufwand, denn die Registerstruktur ist vorprogrammiert. Sie müssen sich einfach nur einloggen und können direkt loslegen. Dabei entscheiden Sie selbst, welche Dokumente rückwirkend bis zum Jahr 2022 abgelegt werden sollen. Auf Wunsch können wir hier auch Unterstützung durch unserer Partner anbieten.
Ist die digitale Entgeltakte bei ePersonal rechtssicher und GoBD-konform?
Ja, absolut. Die digitale Entgeltakte von ePersonal wurde speziell entwickelt, um die strengen gesetzlichen Anforderungen der GoBD vollumfänglich zu erfüllen. Das System garantiert eine revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind lückenlos vor nachträglicher Veränderung oder Manipulation geschützt. Zudem unterstützt Sie ePersonal zuverlässig bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – ob 6-jährige Frist für betriebliche Unterlagen oder 10-jährige Frist für steuerrelevante Lohnunterlagen. So sind Sie bei jeder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
Wie sind die Dateien der Entgeltunterlagen zu bezeichnen?
Für die Benennung der Dateinamen macht der Gesetzgeber im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) sehr genaue Vorgaben. Der Dateiname muss so gewählt werden, dass er eine schnelle Zuordnung ermöglicht. Er muss Rückschlüsse auf die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum zulassen.
Die technischen Regeln für den Dateinamen:
Maximal 64 Zeichen lang.
Keine Sonderzeichen, Umlaute (ä, ö, ü), Leerzeichen, Kommata, Punkte oder das scharfe S (ß).
Beispiel für eine korrekte Bezeichnung:
Immatrikulationsbescheinigung-Mustermann_Marcel-Sommersemester_2026.pdf
Der ePERSONAL-Service: Sie müssen diese Formatierung nicht manuell vornehmen. Unsere Dokumente sind im System bereits standardmäßig so vorkonfiguriert, dass sie beim Download automatisch vollständig euBP-konform benannt werden. Sie sparen dadurch Zeit und sind bei jeder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
In welchem Format dürfen Entgeltunterlagen gespeichert werden?
Um bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung anerkannt zu werden, müssen digitale Dokumente orts- und systemunabhängig lesbar sein. Der Gesetzgeber lässt hierfür nur bestimmte Dateiformate zu. Zulässige Formate: PDF (gängigste und empfohlene Format) · JPEG / JPG · PNG · BMP · TIFF
Müssen Mitarbeiter Entgeltunterlagen bereits digital einreichen?
Ja, das Gesetz fordert hier einen durchgängig digitalen Prozess. Laut der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sollen Beschäftigte dem Arbeitgeber relevante Dokumente – wie Immatrikulationsbescheinigungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse oder Nachweise zur Elterneigenschaft – idealerweise direkt in elektronischer Form zur Verfügung stellen.
Erhalten Sie als Arbeitgeber dennoch Dokumente in Papierform, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese zu digitalisieren und (je nach Dokumententyp) mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Ein reines Einscannen ohne entsprechendes System reicht für eine prüfsichere Archivierung oft nicht aus.
Mit ePERSONAL schließen Sie die Lücke zwischen Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung. Über ein intuitives Self-Service-Portal können Ihre Beschäftigten Nachweise direkt digital anliefern.
Das System führt das Dokument automatisch dem richtigen Mitarbeiter und dem korrekten Zeitraum zu. Ihr Prozess bleibt von der Einreichung bis zur Betriebsprüfung zu 100 % digital und rechtssicher.
Die Entgeltakte ist lösbar. Und das innerhalb eines Tages.
Sie müssen kein großes Digitalisierungsprojekt starten. Kein Berater, kein IT-Aufwand, kein Schnickschnack. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie ePERSONAL in Ihre Prozesse passt.
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